Як отримати дублікат нотаріального документа: розʼяснення Мінʼюст

14 Липня, 2024 в 13:21

Дублікати документів, посвідчених або виданих нотаріусом, посадовою особою органу місцевого самоврядування, можуть бути видані за письмовою заявою правонаступників осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія

Загубили, зіпсували або втратили документ, посвідчений чи виданий нотаріусом? Проблему можна вирішити, звернувшись особисто або доручивши зробити це іншій особі до нотаріуса і отримати дублікат документа.

Міністерство юстиції України інформує, що дублікат нотаріального документа має таку саму юридичну силу, як і його оригінал.

Підстави видачі дубліката документа

Відповідно до ст. 53 Закону України «Про нотаріат» (далі – Закон) у разі втрати або зіпсування документа, посвідченого або виданого нотаріусом чи посадовою особою органу місцевого самоврядування за письмовою заявою осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, нотаріусом чи посадовою особою органу місцевого самоврядування видається дублікат втраченого або зіпсованого документа.

Дублікати документів, посвідчених або виданих нотаріусом, посадовою особою органу місцевого самоврядування, можуть бути видані за письмовою заявою правонаступників осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, а дублікат іпотечного договору – в тому числі за письмовою заявою іпотекодержателя за іпотечним договором.

Дублікати документів, посвідчених або виданих нотаріусом, посадовою особою органу місцевого самоврядування, можуть бути видані за письмовою заявою спадкоємців осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, а також виконавця заповіту та на запит нотаріуса, яким заведено спадкову справу. У такому разі нотаріусу, крім свідоцтва про смерть таких осіб, подаються документи, що підтверджують родинні відносини (свідоцтво виконавця заповіту).

Дублікат заповіту може бути виданий зазначеним у заповіті спадкоємцям, виконавцю заповіту після подання ними свідоцтва про смерть заповідача. У разі смерті спадкоємців, зазначених у заповіті, дублікат може бути виданий їхнім спадкоємцям після подання ними свідоцтва про смерть заповідача і свідоцтва про смерть померлого спадкоємця.

До заяви про видачу дубліката заповіту або про видачу дубліката іншого документа спадкоємцям осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, виконавцю заповіту нотаріус долучає засвідчену ним копію свідоцтва про смерть та засвідчені копії інших документів, що підтверджують їхні родинні відносини (копію свідоцтва виконавця заповіту).

Водночас акцентується, що дублікат секретного заповіту не видається.

Місце видачі дубліката документа

До передачі в архів примірників документів, посвідчених або виданих нотаріусом, дублікат утраченого або зіпсованого документа видається нотаріусом за місцем його зберігання.

У разі припинення приватної нотаріальної діяльності, ліквідації державної нотаріальної контори та передачі документів нотаріального діловодства та архіву до державного нотаріального архіву, дублікат утраченого або зіпсованого документа видається нотаріусом державного нотаріального архіву.

Державний нотаріус державного нотаріального архіву видає також дублікати заповітів, які надійшли на зберігання від посадових осіб, зазначених у ст. 40 Закону, та дублікати заповітів та довіреностей, посвідчених особами, які в умовах воєнного стану відповідно до законодавства мають право їх посвідчувати.

Крім того, згідно з п. 3 ч. 1 ст. 37 Закону у сільських населених пунктах уповноважені на це посадові особи органу місцевого самоврядування видають дублікати посвідчених ними документів.

Для отримання дубліката документа фізична особа має подати нотаріусу такі документи:

  • документ, що посвідчує особу (паспорт громадянина України або інший документ, що посвідчує особу, передбачений Законом України «Про Єдиний державний демографічний реєстр та документи, що підтверджують громадянство України, посвідчують особу чи її спеціальний статус»);
  • довідку про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків;
  • якщо за видачею дубліката документа звернувся представник заявника, на підтвердження своїх повноважень він має подати нотаріально посвідчену довіреність (із чітким зазначенням, що представник має право представляти інтереси особи в органах нотаріату з питань отримання дублікатів документів).

Якщо за видачею дубліката документа звернувся представник юридичної особи, він має надати нотаріусу установчі документи юридичної особи на підтвердження її правоздатності та дієздатності, а також документи, які підтверджують повноваження представника.

Зміст дубліката документа

Відповідно до ст. 34 Закону тексти дублікатів  нотаріальних документів, викладаються на спеціальних  бланках  нотаріальних документів.

Порядком вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженим наказом Мінюсту від 22.02.2012 №296/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 22.02.2012 за №282/20595, встановлено, що дублікат документа повинен містити весь текст посвідченого або виданого документа, оригінал якого вважається таким, що втратив чинність. На дублікаті документа робиться відмітка про те, що він має силу оригіналу, і вчиняється посвідчувальний напис. Крім того, про видачу дубліката нотаріус робить відмітку на примірнику документа, який зберігається у справах державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву чи приватного нотаріуса.

Дублікати втрачених заповітів та довіреностей підлягають обов’язковій реєстрації у Спадковому реєстрі, Єдиному реєстрі довіреностей.

Зауважується, що після видачі дубліката оригінал документа втрачає свою юридичну силу.

Приватні нотаріуси за вчинення нотаріальних дій справляють плату, розмір якої визначається за домовленістю між нотаріусом та фізичною або юридичною особою. Оплата додаткових послуг правового характеру, що надаються приватними нотаріусами і не належать до вчинюваної нотаріальної дії, провадиться за домовленістю сторін (ст. 31 Закону).

Статтею 19 Закону передбачено, що за вчинення нотаріальних дій державні нотаріуси справляють державне мито у розмірах, встановлених чинним законодавством.

Згідно з Декретом про державне мито розмір ставки за видачу дублікатів нотаріально посвідчених документів складає 0,03 неоподатковуваного мінімуму доходів громадян.

Перелік та розміри плати за додаткові послуги правового характеру, які не пов’язані із вчинюваними нотаріальними діями, а також послуги технічного характеру, що надають державні нотаріуси, затверджений наказом Мінюсту від 06.12.2022 №5441/5.

Читайте також: Як отримати довідку про безаварійний стаж водіння: роз’яснення

Раніше ми повідомляли, що Закон України «Про доступ до судових рішень» гарантує кожному право  на  доступ до судових рішень у порядку, визначеному  цим  Законом. Для  доступу  до судових рішень судів загальної юрисдикції Державна судова адміністрація України забезпечує  ведення  Єдиного державного реєстру судових рішень. Для  реалізації права доступу до судових рішень,  внесених до Реєстру,  користувачу надаються можливості  пошуку,  перегляду, копіювання та роздрукування судових рішень або їхніх частин.

Також поінформували, що подання учасником судового процесу заяви про роз’яснення постанови суду касаційної інстанції, право на роз’яснення якої не передбачено ст. 245 ГПК України, а також апелювання до згенерованої системою штучного інтелекту «ChatGPT» «позиції» у відповідях з окремого питання, що вже розглянув суд, розцінюється судом як зловживання процесуальними правами та виявом неповаги до суддів Верховного Суду, а також до судової системи загалом.