Правила уникнення помилок про оформленні звернення громадянина – роз’яснення Мін’юсту

22 Грудня, 2023 в 17:19

Зазвичай звернення, оформлене без дотримання встановлених вимог та правил, повертається заявнику з відповідними роз’ясненнями. Тож важливо не допускати типових помилок приоформленні документа

Відповідно до ст. 40 Конституції України усі мають право направляти індивідуальні чи колективні письмові звернення або особисто звертатися до органів державної влади, органів місцевого самоврядування та посадових і службових осіб цих органів, які зобов’язані розглянути звернення і дати обґрунтовану відповідь у встановлений законом строк.

Згідно статті 1 Закону України «Про звернення громадян» громадяни України мають право звернутися до органів державної влади, місцевого самоврядування, об’єднань громадян, підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, засобів масової інформації, посадових осіб відповідно до їх функціональних обов’язків із зауваженнями, скаргами та пропозиціями, що стосуються їх статутної діяльності, заявою або клопотанням щодо реалізації своїх соціально-економічних, політичних та особистих прав і законних інтересів та скаргою про їх порушення.

Військовослужбовці, працівники органів внутрішніх справ і державної безпеки, а також особи рядового і начальницького складу Державної кримінально-виконавчої служби України мають право подавати звернення, які не стосуються їх службової діяльності.

Особи, які не є громадянами України і законно перебувають на її території, мають таке ж право на подання звернення, як і громадяни України, якщо інше не передбачено міжнародними договорами.

Під зверненнями громадян слід розуміти викладені в письмовій або усній формі пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги (ст. 3 Закону):

Пропозиція (зауваження) – звернення громадян, де висловлюються порада, рекомендація щодо діяльності органів державної влади і місцевого самоврядування, депутатів усіх рівнів, посадових осіб, а також висловлюються думки щодо врегулювання суспільних відносин та умов життя громадян, вдосконалення правової основи державного і громадського життя, соціально-культурної та інших сфер діяльності держави і суспільства.
Заява (клопотання) – звернення громадян із проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією та чинним законодавством їх прав та інтересів або повідомлення про порушення чинного законодавства чи недоліки в діяльності підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, народних депутатів України, депутатів місцевих рад, посадових осіб, а також висловлення думки щодо поліпшення їх діяльності. Клопотання – письмове звернення з проханням про визнання за особою відповідного статусу, прав чи свобод тощо.
Скарга – звернення з вимогою про поновлення прав і захист законних інтересів громадян, порушених діями (бездіяльністю), рішеннями державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, об’єднань громадян, посадових осіб.

Звернення адресуються органам державної влади і органам місцевого самоврядування, підприємствам, установам, організаціям незалежно від форми власності, об’єднанням громадян або посадовим особам, до повноважень яких належить вирішення порушених у зверненнях питань. Звернення може бути подано окремою особою (індивідуальне) або групою осіб (колективне). Особливою формою колективного звернення громадян до Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, органу місцевого самоврядування є електронна петиція, яка подається та розглядається в порядку, передбаченому ст. 23-1 Закону.

Звернення може бути усним чи письмовим.

Усне звернення викладається громадянином на особистому прийомі або за допомогою засобів телефонного зв’язку через визначені контактні центри.

Письмове звернення надсилається поштою або передається громадянином до відповідного органу, установи особисто чи через уповноважену ним особу, повноваження якої оформлені відповідно до законодавства. Письмове звернення також може бути надіслане з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку (електронне звернення).

Застосування електронного цифрового підпису при надсиланні електронного звернення не вимагається.

Мова звернень

Застосування мов у сфері звернень громадян і рішень та відповідей на них визначає Закон України «Про забезпечення функціонування української мови як державної».

Відповіді на звернення фізичних та юридичних осіб до органів державної влади, органів Автономної Республіки Крим, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій державної і комунальної форм власності надаються державною мовою, якщо інше не встановлено законом (ст.13 Закону «Про забезпечення функціонування української мови як державної»).

Звернення, оформлене без дотримання вимог, повертається заявнику з відповідними роз’ясненнями не пізніш як через десять днів від дня його надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону.

Розгляд:

пропозицій (зауважень) – Органи державної влади і місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації незалежно від форм власності, об’єднання громадян, посадові особи зобов’язані розглянути пропозиції (зауваження) та повідомити громадянина про результати розгляду.
заяв (клопотань) – Органи державної влади, місцевого самоврядування та їх посадові особи, керівники та посадові особи підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, об’єднань громадян, до повноважень яких належить розгляд заяв (клопотань), зобов’язані об’єктивно і вчасно розглядати їх, перевіряти викладені в них факти, приймати рішення відповідно до чинного законодавства і забезпечувати їх виконання, повідомляти громадян про наслідки розгляду заяв (клопотань).
Відповідь за результатами розгляду заяв (клопотань) в обов’язковому порядку дається тим органом, який отримав ці заяви і до компетенції якого входить вирішення порушених у заявах (клопотаннях) питань, за підписом керівника або особи, яка виконує його обов’язки.
скарг громадян – Скарга на дії чи рішення органу державної влади, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації, об’єднання громадян, засобів масової інформації, посадової особи подається у порядку підлеглості вищому органу або посадовій особі, що не позбавляє громадянина права звернутися до суду відповідно до чинного законодавства, а в разі відсутності такого органу або незгоди громадянина з прийнятим за скаргою рішенням – безпосередньо до суду.
Скарги на рішення загальних зборів членів колективних сільськогосподарських підприємств, акціонерних товариств, юридичних осіб, створених на основі колективної власності, а також на рішення вищих державних органів вирішуються в судовому порядку.
До скарги додаються наявні у громадянина рішення або копії рішень, які приймалися за його зверненням раніше, а також інші документи, необхідні для розгляду скарги, які після її розгляду повертаються громадянину.

Не підлягають розгляду та вирішенню

Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає. Не розглядаються повторні звернення одним і тим же органом від одного і того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті, а також ті звернення, терміни розгляду яких передбачено статтею 17 цього Закону, та звернення осіб, визнаних судом недієздатними. Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає керівник органу, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

Тож важливо зауважити, що при оформленні звернення громадянами найчастіше громадянами допускаються помилки:

неправильно зазначається адресат;
не зазначається місце проживання;
не підписується автором;
неможливо визначити суть порушеного питання;
від однієї і тієї ж особи до одного і того ж органу (посадової особи) надсилаються повторні звернення з одного і того ж питання, яке вже було вирішено даним органом (посадовою особою) по суті;
письмове звернення, яке надсилається з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку (електронне звернення) не виготовляється за допомогою оргтехніки у вигляді сканованої копії чи фотографії (із відображенням підпису заявника).

Звернення, оформлене з зазначененими помилками, повертається заявникові з відповідними роз’ясненнями не пізніше як через десять днів від дня його надходження, крім випадків, передбачених частиною першою ст. 7 Закону.

Правила оформлення звернення

Звернення складається у довільній формі, однак в ньому потрібно вказати:

Кому адресується звернення (наприклад: ПІБ керівника).
Від кого (прізвище, ім’я, по-батькові, індекс, повна поштова адреса заявника, номер телефону).
Вид звернення (заява(клопотання), скарга або пропозиція).

Загальний текст звернення, де чітко і ясно має бути викладена суть порушеного питання або проблеми, який, як правило, складається за схемою:

вступна частина, де зазначаються підстава звернення, обставини, які стали причиною для звернення;
мотивувальна частина, де вказується обґрунтування або основні питання, порушені в зверненні;
результативна частина, де слід вказати мету звернення і очікуваний результат розгляду звернення;
далі потрібно навести перелік документів (або копій документів), якщо ви додаєте їх до листа;
письмове звернення обов’язково підписується особою (особами), що звертається з проставлянням дати подання звернення.

Звернення, оформлені належно та подані у встановленому порядку, підлягають обов’язковому прийняттю та розгляду.

Зазвичай розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, невідкладно, але не пізніше п’ятнадцяти днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник відповідного органу, підприємства, установи, організації або його заступник встановлюють необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. Водночас загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п’яти днів.

На обґрунтовану письмову вимогу громадянина термін розгляду може бути скорочено від встановленого терміну. Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються у першочерговому порядку.

Водночас відповідно до ст. 24 Закону громадяни, особи, винні у порушенні цього Закону, несуть цивільну, адміністративну або кримінальну відповідальність, передбачену законодавством України.

Цивільна відповідальність

З винної особи можна отримати компенсацію за заподіянні громадянам, право на звернення якого було порушено, а саме матеріальні та моральні збитки.

Статтею 25 Закону передбачено, що в разі задоволення скарги орган або посадова особа, які прийняли неправомірне рішення щодо звернення громадянина, відшкодовують йому завдані матеріальні збитки, пов’язані з поданням і розглядом скарги, обґрунтовані витрати, понесені у зв’язку з виїздом для розгляду скарги на вимогу відповідного органу, і втрачений за цей час заробіток. Спори про стягнення витрат розглядаються в судовому порядку. Громадянину на його вимогу у порядку, встановленому чинним законодавством, можуть бути відшкодовані моральні збитки, завдані неправомірними діями або рішеннями органу чи посадової особи при розгляді скарги. Розмір відшкодування моральних (немайнових) збитків у грошовому виразі визначається судом.

Так, законодавство України дозволяє з винної особи (органу чи посадової особи) отримати компенсацію:

за заподіяні матеріальні збитки – у добровільному порядку, а якщо є спір із цього питання, то лише в судовому порядку. Водночас закон містить уточнення, що відшкодування підлягають лише витрати пов’язані з поданням і розглядом скарги, обґрунтовані витрати, понесені у зв’язку з виїздом для розгляду скарги на вимогу відповідного органу, і втрачений за цей час заробіток;
за заподіяні моральні збитки – лише в судовому порядку, розмір також визначає суд.

Адміністративна відповідальність

Відповідно до ст. 212-3 Кодексу про адміністративні правопорушення незаконна відмова у прийнятті та розгляді звернення тягнуть за собою накладення штрафу на посадових осіб від двадцяти п’яти до п’ятдесяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Уповноваженими особами, які мають право складати протоколи про адміністративне правопорушення, передбачене статтею 212-3 КУпАП є:

керівник та заступник керівника Секретаріату Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини,
представник Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини,
інші працівники Секретаріату Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини в межах компетенції згідно з функціональними обов’язками (відповідно до наказу Уповноваженого Верховної Ради України від 16.02.2025 року №3/02-15)

Кримінальна відповідальність

У деяких випадках можливим є притягнення винної особи до кримінальної відповідальності відповідно до статті ст. 367 Кримінального кодексу за службову недбалість.

Під службовою недбалістю розуміється невиконання або неналежне виконання службовою особою своїх службових обов’язків через несумлінне ставлення до них, що завдало істотної шкоди охоронюваним законом правам, свободам та інтересам окремих громадян, державним чи громадським інтересам або інтересам окремих юридичних осіб.

Дисциплінарна відповідальність

Окрім цього, хоча у ст. 24 Закону про це не зазначено, одначе, особу, яка прийняла неправомірне рішення щодо звернення громадянина, можна притягнути й до дисциплінарної відповідальності (догана або звільнення згідно з Кодексом законів про працю, а також стягнення, передбачені законодавством про державну службу та службу в органах місцевого самоврядування).

Рада проголосувала законопроєкт про відповідальність за порушення комендантської години: визначено розмір штрафів.
Законодавець визначає перелік місць, де забороняється куріння тютюнових виробів, а також електронних сигарет і кальянів.
Уряд постановою № 1292 від 7 грудня вніс зміни до Постанови КМУ від 27 липня 1998 р. № 1147 «Про прикордонний режим».
Власникам сертифікатів на земельну частку необхідно оформити право власності до 1 січня 2025 року. Відповідні вимоги передбачені статтею 13 Закону України «Про порядок виділення в натурі (на місцевості) земельних ділянок власникам земельних часток (паїв)».
Право на призначення пільги та субсидії: роз’яснення.