Вимоги до документів: що варто знати перед зверненням до нотаріуса

Зокрема нотаріуси не приймають для вчинення нотаріальних дій документи, які не відповідають вимогам законодавства або містять відомості, що принижують честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи або ділову репутацію юридичної особи

Перш ніж звернутися до нотаріуса, варто заздалегідь ознайомитися з основними вимогами до документів, які подаються для вчинення нотаріальної дії. Це допоможе уникнути затримок чи відмови та заощадить ваш час, зауважили у Мін’юсті.

Вимоги викладені у статті 47 Закону України «Про нотаріат» та у главі 8 розділу І Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 22.02.2012 № 296/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 22.02.2012 за № 282/20595.

Зокрема нотаріуси не приймають для вчинення нотаріальних дій документи, які не відповідають вимогам законодавства або містять відомості, що принижують честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи або ділову репутацію юридичної особи. Крім того, не приймають документи, які мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, документи, тексти яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також документи, написані олівцем.

Дописки, закреслені слова чи інші виправлення, які є в документах, що подаються для вчинення нотаріальних дій, повинні бути застережені підписом відповідної посадової особи і печаткою установи, підприємства або організації (у разі наявності) чи особи, яка видала документ. При цьому виправлення повинні бути зроблені таким чином, щоб можна було прочитати як виправлене, так і помилково написане, а потім виправлене чи закреслене.

Не приймаються порвані документи та документи, викладені на двох і більше окремих аркушах, якщо аркуші не прошиті у спосіб, що унеможливлює їх роз’єднання без порушення цілісності, не пронумеровані і не скріплені підписом відповідної посадової особи та печаткою юридичної особи (у разі наявності), яка видала документ (крім випадків, коли такі документи видані (отримані) за допомогою єдиних та державних реєстрів, відомості яких обов’язково використовуються нотаріусом під час вчинення нотаріальної дії).

Тексти нотаріально посвідчуваних правочинів, заяв, засвідчуваних копій (фотокопій) документів і витягів з них, тексти перекладів та заяв повинні бути написані зрозуміло і чітко. Дати, що стосуються змісту посвідчуваних правочинів, повинні бути позначені хоча б один раз словами, а назви юридичних осіб та їх ідентифікаційний код за даними Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань – без скорочень із зазначенням їх місцезнаходження. Прізвища, імена та по батькові фізичних осіб, їх місце проживання та ідентифікаційний номер за даними Державного реєстру фізичних осіб платників податків, крім уповноважених представників юридичних осіб, повинні бути написані повністю, а у випадках, передбачених законами, – із зазначенням дати їх народження.

Правовою основою діяльності нотаріату є Конституція України, Закон України «Про нотаріат», Порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, інші нормативно-правові акти.

Нотаріуси є обов’язковою ланкою української правової системи та забезпечують правову довіру та захист прав та інтересів громадян і бізнесу. Виконує низку важливих функцій, пов’язаних з забезпеченням правової довіри, захистом прав та інтересів громадян і бізнесу.

Основні функції нотаріуса наступні:

1. Підтвердження дійсності підпису та правильності складання документів. Нотаріус здійснює посвідчення договорів, угод, актів та інших юридичних документів, що підтверджує їх дійсність і правильність складання.
2. Засвідчення копій документів. Нотаріус може засвідчувати копії документів, що підтверджує їх дійсність та правильність.
3. Складання довіреностей. Нотаріус може складати довіреності, які дають повноваження на вчинення певних дій уповноваженій особі.
4. Складання заповітів. Нотаріус може складати заповіти, які визначають подальшу долю майна після смерті власника.
5. Видача довідок та свідоцтв. Нотаріус може видавати різноманітні довідки та свідоцтва, які підтверджують різні факти і події.
6. Здійснення інших нотаріальних дій. Нотаріус може виконувати інші дії, передбачені законодавством, з метою забезпечення правової довіри та захисту прав громадян і бізнесу.

У Мін’юсті звітували, що протягом 2023 року Вищою кваліфікаційною комісією нотаріату при Міністерстві юстиції України за результатами розгляду подань про анулювання свідоцтв про право на зайняття нотаріальною діяльністю було прийнято 117 рішень про анулювання нотаріусам свідоцтв про право на зайняття нотаріальною діяльністю, з них 108 свідоцтв про право на зайняття нотаріальною діяльністю було анульовано за вчинення нотаріусами України протиправних дій, спрямованих на отримання права на здійснення нотаріальної діяльності за російським законодавством на тимчасово окупованій території України.

Водночас міжрегіональні управління Міністерства юстиції зареєстрували приватну нотаріальну діяльність 163 осіб.

Протягом 2023 року нотаріуси України вчинили 9 998 819 нотаріальних дій, з яких державні нотаріуси – 972 783 нотаріальні дії, а приватні відповідно – 9 026 036 таких дій, що на 27 % більше проти показника минулого року – 7 237 849 (державними нотаріусами – 619 674, приватними нотаріусами – 6 618 175).

За вчиненням нотаріальних дій до державних та приватних нотаріусів України звернулось 7 979 459 осіб, що на 24 % більше ніж минулого року – 6 011 905 осіб.

Збільшення кількості осіб, які звернулися за вчиненням нотаріальних дій, та відповідно сама кількість вчинених нотаріальних дій, вплинуло на збільшення суми стягнутого державними нотаріусами державного мита – 80 548 897 грн (у 2023 році було стягнуто 39 836 539 грн).

Зауважується, що найпопулярнішими нотаріальними діями лишаються посвідчення довіреностей (1 355 180), засвідчення вірності копій (фотокопій) документів (3 865 431), засвідчення справжності підпису на документах (2 540 506).

Серед нотаріальних дій, які вчинені державними нотаріусами, перше місце займає оформлення спадщини. Так, 726 державних нотаріусів завели 144 153 спадкові справи та видали 425 167 свідоцтв про право на спадщину (з них: 290 266 свідоцтв про право на спадщину за законом, 134 901 свідоцтво про право на спадщину за заповітом), в той час, як 5 607 приватних нотаріусів завели 246 199 спадкових справ та видали 650 399 свідоцтв про право на спадщину (з них: 443 816 свідоцтв про право на спадщину за законом, 206 583 свідоцтва про право на спадщину за заповітом). Видача свідоцтва про право на спадщину державними нотаріусами становить 44 % від загальної кількості дій, тоді як приватними – лише 8 %.

Натомість до приватних нотаріусів частіше звертаються за посвідченням правочинів щодо відчуження нерухомого майна. Приватними нотаріусами України протягом 2023 року посвідчено 287 423 договори відчуження нерухомого майна, крім земельних ділянок, тоді як державними нотаріусами лише 19 788 таких договорів.

Також з відкриттям ринку землі також збільшилася кількість посвідчених договорів відчуження земельних ділянок (зокрема сільськогосподарського призначення), а також земельних часток (паїв).

Так, приватні нотаріуси посвідчили 285 941 договір відчуження земельних ділянок, а державні нотаріуси відповідно 21 681 такий договір, тоді як у 2022 році приватні нотаріуси посвідчили 168 842 таких договори та відповідно 13 187 договорів, посвідчених державними нотаріусами.

• Нотаріальна палата України повідомила, що саме повинен перевірити нотаріус при посвідченні договору щодо купівлі квартири з використанням житлового сертифіката.
• 23 лютого 2023 року Верховна Рада проголосувала Закон України № 2923-IX «Про компенсацію за пошкодження та знищення окремих категорій об’єктів нерухомого майна внаслідок бойових дій, терористичних актів, диверсій, спричинених збройною агресією Російської Федерації проти України, та Державний реєстр майна, пошкодженого та знищеного внаслідок бойових дій, терористичних актів, диверсій, спричинених збройною агресією Російської Федерації проти України».
• Міністерство у справах ветеранів України розробило детальну інфографіку порядку компенсації на придбання житла. Фахівці пояснили, як отримати компенсацію на придбання житла: хто має право, куди звертатися, перелік документів.
• 11 липня 2023 року, Кабінет Міністрів України затвердив «Порядок доступу нотаріусів до Єдиного державного демографічного реєстру». Порядок визначає механізм надання доступу нотаріусів до Єдиного державного демографічного реєстру, отримання ними з метою встановлення особи, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії: інформації про дійсність документів, оформлених із застосуванням Реєстру; відомостей або інших персональних даних з Реєстру про особу, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії.