Перевірка нотаріусами актів цивільного стану при вчиненні нотаріальних дій: Нотаріальна палата узагальнила єдиний підхід

21 Грудня, 2023 в 12:07

Нотаріальна палата України звернулась до Мін’юсту з проханням взяти до уваги наведені аргументи та довести їх до відома територіальних управлінь юстиції для формування єдиних підходів при проведенні перевірок нотаріусів

Правовою основою діяльності нотаріату є Конституція України, Закон України «Про нотаріат», Порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, інші нормативно-правові акти.

11 липня 2023 року, Кабінет Міністрів України затвердив «Порядок доступу нотаріусів до Єдиного державного демографічного реєстру». Порядок визначає механізм надання доступу нотаріусів до Єдиного державного демографічного реєстру, отримання ними з метою встановлення особи, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії: інформації про дійсність документів, оформлених із застосуванням Реєстру; відомостей або інших персональних даних з Реєстру про особу, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії.

Нотаріуси вчиняють нотаріальні дії:

  • Посвідчують правочини (договори, заповіти, довіреності тощо);
  • Вживають заходів щодо охорони спадкового майна;
  • Видають свідоцтва про право на спадщину;
  • Видають свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя в разі смерті одного з подружжя;
  • Видають свідоцтва про придбання майна з прилюдних торгів (аукціонів);
  • Видають свідоцтва про придбання майна з прилюдних торгів (аукціонів), якщо прилюдні торги (аукціони) не відбулися;
  • Провадять опис майна фізичної особи, яка визнана безвісно відсутньою або місце перебування якої невідоме;
  • Видають дублікати нотаріальних документів, що зберігаються у справах нотаріуса;
  • Накладають та знімають заборону щодо відчуження нерухомого майна (майнових прав на нерухоме майно) і транспортних засобів, що підлягають державній реєстрації;
  • Засвідчують вірність копій (фотокопій) документів і виписок з них;
  • Засвідчують справжність підпису на документах;
  • Засвідчують вірність перекладу документів з однієї мови на іншу;
  • Посвідчують факт, що фізична чи юридична особа є виконавцем заповіту;
  • Посвідчують факт, що фізична особа є живою;
  • Посвідчують факт перебування фізичної особи в певному місці;
  • Посвідчують час пред’явлення документів;
  • Передають заяви фізичних та юридичних осіб іншим фізичним та юридичним особам;
  • Приймають у депозит грошові суми та цінні папери;
  • Вчиняють виконавчі написи;
  • Вчиняють протести векселів;
  • Вчиняють морські протести;
  • Приймають на зберігання документи.

Зауважимо, на нотаріусів може бути покладено вчинення інших нотаріальних дій згідно із законом.

Перевірка організації нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, дотримання ним порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства здійснюють:

  1. Міністерство юстиції України;
  2. Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим;
  3. Головні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

Порядок проведення перевірки затверджується Міністерством юстиції України.

Нещодавно Нотаріальна палата надала роз’яснення щодо перевірки нотаріусами актів цивільного стану при вчиненні нотаріальних дій на підставі документів, що посвідчують такі акти.

З метою однакового розуміння обов’язків нотаріусів при вчиненні нотаріальних дій, а також з метою становлення єдиної практики кваліфікації комісіями з перевірок діяльності нотаріусів, які утворюються територіальними управліннями юстиції, начебто порушень у діях нотаріусів вимог ст. 46-1 Закону України «Про нотаріат» в частині виконання обов’язку використовувати ДРАЦС,  Нотаріальна палата України звернулась до Міністерства юстиції України з проханням прийняти до уваги наведені аргументи та довести їх до відома територіальних управлінь юстиції для формування єдиних підходів при проведенні перевірок нотаріусів, — пояснили в НПУ.

Відповідно до статті 46-1 ЗУ «Про нотаріат» нотаріус під час вчинення нотаріальних дій обов’язково використовує відомості єдиних та державних реєстрів шляхом безпосереднього доступу до них. Частиною другою цієї статті зазначено, що в числі реєстрів, які використовує нотаріус, є Державний реєстр актів цивільного стану громадян.

На виконання норми, а також наказу Мін’юсту від 26.12.2016 № 3773/5, ДП «НАІС» забезпечило можливість надання безпосереднього доступу нотаріусам до ДРАЦС з 01.02.2017 року з правом формування витягу безоплатно.

Аналізуючи норми чинного законодавства відносно необхідності отримання відомостей з ДРАЦС необхідно звернутися до нормативно-правових актів, які регулюють правовідносини у цій сфері.

Згідно зі ст. 49 ЦК України актами цивільного стану є події та дії, які нерозривно пов’язані з фізичною особою і започатковують, змінюють, доповнюють або припиняють її можливість бути суб’єктом цивільних прав та обов’язків. Серед них народження фізичної особи, встановлення її походження, шлюб, розірвання шлюбу, усиновлення, позбавлення та поновлення батьківських прав, зміна імені, смерть тощо. Державній реєстрації підлягають народження фізичної особи та її походження, шлюб, розірвання шлюбу у випадках, передбачених законом, зміна імені, смерть. Реєстрація актів цивільного стану провадиться відповідно до закону.

Народження фізичної особи та її походження, усиновлення, позбавлення та поновлення батьківських прав, шлюб, розірвання шлюбу, зміна імені, смерть підлягають обов’язковому внесенню до Державного реєстру актів цивільного стану громадян в органах юстиції в порядку, визначеному Кабміном.

Відповідно до ст. 27 СК України державна реєстрація шлюбу засвідчується Свідоцтвом про шлюб.

Відповідно до ст. 53 СК України у разі зміни прізвища орган державної реєстрації актів цивільного стану видає нове Свідоцтво про шлюб.

Відповідно до ст. 115 СК України розірвання шлюбу, здійснене органами державної реєстрації актів цивільного стану, засвідчується Свідоцтвом про розірвання шлюбу, документом, що засвідчує факт розірвання шлюбу судом, є рішення суду про розірвання шлюбу, яке набрало законної сили (рішення суду про розірвання шлюбу після набрання ним законної сили надсилається судом до органу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем ухвалення рішення для внесення відомостей до Державного реєстру актів цивільного стану громадян та проставлення відмітки в актовому записі про шлюб).

Відповідно до ст. 134 СК України на підставі заяв осіб, зазначених у статті 126 цього Кодексу, або рішення суду орган державної реєстрації актів цивільного стану вносить відповідні зміни до актового запису про народження, складеного органами державної реєстрації актів цивільного стану України, та видає нове Свідоцтво про народження.

Відповідно до ст. 144 СК України реєстрація народження дитини засвідчується Свідоцтвом про народження.

Відповідно до ст. 233 СК України на підставі рішення суду про усиновлення в актовий запис про народження дитини або повнолітньої особи, складений органами державної реєстрації актів цивільного стану України, орган державної реєстрації актів цивільного стану вносить відповідні зміни і видає нове Свідоцтво про народження з урахуванням цих змін.

Згідно зі ст. 2 Закону України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану» актами цивільного стану є події та дії, які нерозривно пов’язані з фізичною особою і започатковують, змінюють, доповнюють або припиняють її можливість бути суб’єктом цивільних прав та обов’язків. Державній реєстрації відповідно до цього Закону підлягають народження фізичної особи та її походження, шлюб, розірвання шлюбу у випадках, передбачених законом, зміна імені, смерть. Відповідно до ч. 3 ст. 9 цього ж Закону актовий запис цивільного стану – це документ органу державної реєстрації актів цивільного стану, який містить персональні відомості про особу та підтверджує факт проведення державної реєстрації акта цивільного стану.

Відповідно до ч. 1 ст. 11 цього ж Закону Державний реєстр актів цивільного стану громадян – це державна електронна інформаційна система, яка містить відомості про акти цивільного стану, зміни, що вносяться до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання та відомості про видачу свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану і про видачу витягів з нього.

Згідно з ч. 1 ст. 12 цього ж Закону внесення відомостей про народження фізичної особи та її походження, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені, смерть здійснюється відділами державної реєстрації актів цивільного стану шляхом складання актового запису цивільного стану в електронному вигляді у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян та на паперових носіях.

Відповідно до ч. 1 ст. 18 цього ж Закону про факт державної реєстрації акта цивільного стану органами державної реєстрації актів цивільного стану видається відповідне свідоцтво.

Також, відповідно до п. 2.1.7. «Інструкції з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян», при державній реєстрації акту цивільного стану реєстратор видає свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану на підставі актового запису цивільного стану, складеного в електронному вигляді та на паперовому носії, у повній відповідності до нього.

«Правила державної реєстрації актів цивільного стану», а саме: Розділ І п. 6. – Про факт державної реєстрації акту цивільного стану органами державної реєстрації актів цивільного стану видаються відповідні свідоцтва про народження, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені, смерть на бланках, виготовлених за зразками та їх описами, затвердженими постановою Кабінету Міністрів України від 10.11.2010 № 1025 «Про затвердження зразків актових записів цивільного стану, описів та зразків бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану».

Розділ ІІ п. 1 пп. 1 – На підставі складеного актового запису цивільного стану у повній відповідності до нього органом державної реєстрації актів цивільного стану, яким проведено державну реєстрацію акта цивільного стану, Міністерством юстиції України видається свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану. Свідоцтво підписується керівником органу, що його видав, та засвідчується печаткою такого органу.

Проаналізувавши в сукупності зазначені норми, зазначили, що процедура державної реєстрації актів цивільного стану проходить передбачені законом етапи та завершується видачею відповідного Свідоцтва, яке є підтвердженням акту цивільного стану та факту його державної реєстрації.

Відповідно до ст. 461 Закону України «Про нотаріат» нотаріус під час вчинення нотаріальних дій обов’язково використовує відомості єдиних та державних реєстрів шляхом безпосереднього доступу до них. Нотаріус під час вчинення нотаріальних дій використовує відомості Єдиного державного демографічного реєстру, а також Державного реєстру актів цивільного стану громадян, Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань, інших єдиних та державних реєстрів, що функціонують у системі Мін’юсту.

Проте, коли нотаріусу для вчинення нотаріальної дії подається Свідоцтво про реєстрацію акта цивільного стану, це сприймається як беззаперечний доказ факту, який воно посвідчує (шлюб, народження, смерть тощо), і не потребує дублювання отриманої інформації шляхом роздрукування інформації з ДРАЦС.

Сама необхідність безпосереднього доступу нотаріусів до ДРАЦС перш за все викликана змінами у правилах державної реєстрації та розірвання шлюбів, оскільки з 01 жовтня 2016 року у паспорті громадянина України (у формі книжечки) не ставиться відмітка про сімейний стан. В подальшому, з введенням в дію паспортів у формі ID картки також інформація про сімейний стан громадянина, що звертався до нотаріуса, не міг бути перевірений у зв’язку технічними причинами, що могло б призвести до певних зловживань та неможливості забезпечити безспірність нотаріальних дій.

Тож, вбачається, що законодавець надав нотаріусам ширші повноваження для того, щоб у випадках, коли з’ясування деяких фактів щодо цивільного стану громадян стало неможливим з технічних причин (відсутність відмітки в паспорті, втрата документа тощо), право громадян на своєчасне та якісне задоволення потреб в посвідченні прав/фактів або вчинення інших нотаріальних дій могло бути задоволене, минаючи бюрократичні затягування, які відбувалися у випадку відсутності доступу до реєстру і необхідності витребовування інформації від органів ДРАЦС за відсутності паперового носія, з якого б ця інформація могла б бути отримана. Держава, слідуючи по шляху розвитку організаційної єдності на всі види документообігу (так званий принцип «єдиного вікна»), надає нотаріусам право користуватися єдиним та державними реєстрами безпосередньо.

Законом «Про нотаріат» (зокрема статтею 46-1) не передбачено конкретних випадків, коли нотаріус саме зобов’язаний обов’язково отримати ту чи іншу інформацію з ДРАЦС при наявності поданих документів (свідоцтв). Навпаки, як приклад, можна навести пп. 1.3 п. 1 Глави 10 Розділу ІІ  Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, де  зазначено, що «Факт смерті фізичної особи і час відкриття спадщини нотаріус перевіряє шляхом витребування від спадкоємця свідоцтва про смерть або за безпосереднім доступом до реєстру актів цивільного стану.

Доступ нотаріуса до ДРАЦС є корисним інструментом задля перевірки факту актуальності сімейного стану (дійсність шлюбу або його розірвання, наприклад), задля встановлення факту, який особа не може підтвердити паперовим носієм (відсутнє на руках певне свідоцтво – проте наявний запис в ДРАЦС), перевірка на предмет того, щоб нотаріусу не подавалась підробка. З цією метою нотаріус в порядку ст. 461 Закону України «Про нотаріат» має використовувати доступ до ДРАЦС, проте обов’язкове дублювання відомостей, які підтверджуються поданим особою свідоцтвом, законом не передбачена, більш того призводить до дублювання інформації та у недоречний спосіб збільшує нотаріальний архів.

Так, враховуючи вище викладене, зробили висновок, що нотаріус обов’язково використовує відомості Єдиних та Державних реєстрів, зокрема ДРАЦС для того, щоб виконувати свій обов’язок сприяти фізичним особам у здійсненні їх прав у разі ненадання ними документів, що підтверджують реєстрацію актів цивільного стану, оминаючи необхідність направлення запитів до органів, що здійснюють державну реєстрацію актів цивільного стану, або часу очікування отримання дублікатів свідоцтв у разі втрати тощо.

Тобто, як зазначено вище, розвивається принцип надання нотаріусам можливості розширеного доступу до єдиних та державних реєстрів з метою вдосконалення діяльності як органів державної влади, так і інших органів та посадових осіб, що притаманно для будь-якої розвинутої сучасної держави, що залишає в минулому паперову бюрократичну тяганину.

За вказаних обставин, зберігання у справах нотаріуса, роздрукованої інформації з ДРАЦС необхідно, якщо така інформація є єдиним підтвердженням відповідних актів цивільного стану, тобто за відсутності документів, що посвідчують такі акти (свідоцтв).

  • Особливості визначення походження дитини: пояснення Мін’юсту.
  • З 1 грудня митне оформлення гуманітарної допомоги, а також товарів військового призначення та подвійного використання, що ввозяться як гуманітарна допомога, здійснюватиметься за новим порядком.
  • З 1 січня 2024 року запрацює земельний ринок для юридичних осіб.
  • Реєстрація розмитненого авто: алгоритм дій.