Мін’юст затвердив новий порядок проставлення апостиля

Відтепер проставлення апостиля здійснюється з використанням програмних засобів Електронного реєстру апостилів

Міністерство юстиції України затвердило новий порядок проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав. Відповідний наказ Мін’юсту від 20 листопада 2025 року № 3177/5 набере чинності з 1 лютого 2026 року, але не раніше, ніж він буде офіційно опублікований.

З дня набрання чинності новим порядком втрачає чинність Порядок проставлення Міністерством юстиції України апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затверджений наказом Мін’юсту від 11 листопада 2015 року № 2268/5, а також наказ Міністерства юстиції України від 30 листопада 2015 року № 2452/5 «Про затвердження Порядку та форм подання відомостей про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів».

Новий порядок визначає, що проставлення апостиля здійснюється з використанням програмних засобів Електронного реєстру апостилів. Крім того, він регламентує наповнення Електронного реєстру апостилів зразками підписів посадових осіб, відбитків печаток та/або штампів, а також відомостями про сертифікати відкритих ключів.

Внесення таких відомостей до реєстру здійснюється:
– Міністерством юстиції — щодо посадових осіб Мін’юсту;
– територіальними органами Мін’юсту — щодо посадових осіб відділів державної реєстрації актів цивільного стану, державних реєстраторів юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань, а також нотаріусів;
– Державною архівною службою України — щодо посадових осіб архівних установ і Державної архівної служби України;
– судами — щодо суддів.

Встановлено, що проставлення апостиля або відмова в його проставленні здійснюються у строк до трьох робочих днів, перебіг якого починається з наступного дня після реєстрації заяви в Електронному реєстрі апостилів.

Новим порядком також врегульовані процедури:
– прийняття документів для проставлення апостиля;
– розгляду документів;
– видачі результатів розгляду;
– отримання відомостей з Електронного реєстру апостилів про проставлений апостиль.

Плата за надання послуг з проставлення апостиля справляється у відповідному розмірі від прожиткового мінімуму для працездатних осіб, установленого законом на 1 січня календарного року, в якому подаються відповідні документи для проставлення апостиля, та округлюється до найближчих 10 гривень. Оскільки Законом України «Про Державний бюджет України на 2026 рік» встановлено прожитковий мінімум для працездатних осіб у розмірі 3328 грн, з 1 січня 2026 року плата за проставлення апостиля становить:
– для фізичних осіб (0,2 прожиткового мінімуму) — 670 грн;
– для юридичних осіб (0,35 прожиткового мінімуму) — 1160 грн.

Зауважимо, апостилювати можна не всі документи, нагадали у Мін’юсті. Так, згідно з Правилами проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затвердженими наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України, Міністерства юстиції України від 17.03.2023 № 125/209/293/139/999/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 21.03.2023 за № 478/39534, (далі – Правила) апостиль не проставляється на:

– оригіналах документів, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України,

– оригіналах документів, що посвідчують особу та підтверджують її спеціальний статус,

– військових квитках,

– трудових книжках,

– дозволах на носіння зброї,

– свідоцтвах про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортах),

– інших посвідченнях, що оформлюються відповідно до законодавства України.

Ці документи можуть бути прийняті для проставлення апостиля у вигляді копій (фотокопій), засвідчених у нотаріальному порядку.

Також не апостилюють оригінали, копії (фотокопії) нормативно-правових актів, роз’яснень та правових висновків щодо їх застосування, документи, що мають характер листування.

Не можуть бути прийняті на території України для проставлення апостиля оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР, окрім документів про освіту та вчені звання, виданих УРСР. Апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопіях) або копіях (фотокопіях) з перекладом цих документів, засвідчених у встановленому порядку на території України.

Апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопіях) або копіях (фотокопіях) з перекладом документів, що стосуються сфери освіти і науки, засвідчених у встановленому порядку на території України, лише після попереднього проставлення апостиля на оригіналах цих документів.

Копію (фотокопію) документів, виданих органами державної реєстрації актів цивільного стану або засвідченену в установленому порядку на території України копію (фотокопію) такого документа з перекладом дозволено апостилювати лише за умови попередньої легалізації (консульської легалізації чи проставлення апостиля) оригіналу цього документа.

На сьогодні засвідчення копій офіційних документів, які видаються органами реєстрації актів цивільного стану і надалі використовуватимуться за кордоном, нотаріусами здійснюється лише після попередньої легалізації (консульської легалізації чи проставлення апостиля) оригіналів цих документів (Порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 22.02.2012 року № 296/5, зареєстрований у Міністерстві юстиції України 22.02.2012 за № 282/20595 (зі змінами)).

Крім того, законодавством не передбачено проставлення апостиля на інформації з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно, які згідно з пунктом 3 Порядку надання інформації із Державного реєстру речових прав на нерухоме майно, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25.12.2015 № 1127 (зі змінами), надаються на аркушах паперу форматом А4 (210 х 297 міліметрів) без використання спеціальних бланків, проставлення підпису надавачем інформації з Державного реєстру прав та/або печатки. Для проставлення апостиля на документі, який підтверджує майновий стан, та для використання його за кордоном, можливо звернутися до будь-якого державного або приватного нотаріуса за оформленням відповідної заяви/афідевіту.

Потрібно зазначити, що Правила не поширюються:

– на документи, що видаються закордонними дипломатичними установами України та пред’являються в державах їх акредитації;

– на офіційні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.

У відомстві нагадали, що відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 18.01.2003 № 61 «Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів» (із змінами і доповненнями) Міністерству юстиції України надано повноваження на проставлення апостиля на документах, які видаються органами юстиції, судами, державними архівними установами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України.

• Нотаріальна палата України повідомила, що саме повинен перевірити нотаріус при посвідченні договору щодо купівлі квартири з використанням житлового сертифіката.
• Міністерство юстиції України роз’яснило порядок нотаріального посвідчення для осіб із фізичними порушеннями.
• Афідевіт – письмова урочиста заява про наявність або відсутність певних фактів (подій), які мають юридичне значення. “Афідевіт” це форма дієслова “affidare”, що означає “поклявся” або “заявив під присягою”.
• В Україні існує єдина, обов’язкова для всіх адвокатів, типова форма ордера — документа, що посвідчує повноваження адвоката на надання правничої допомоги. За загальним правилом, генерування ордерів здійснюється на сайті НААУ або в раді адвокатів регіону, нагадує Національна асоціація адвокатів.