Механізм підтвердження офіційного працевлаштування за відсутності копії наказу: роз’яснення Держпраці

4 Листопада, 2026 в 14:32
У Державній службі України з питань праці надали роз’яснення щодо способів підтвердження фактів офіційної трудової діяльності у випадках, коли роботодавець не видав працівникові копію наказу про прийняття на роботу.
Згідно зі ст. 29 Кодексу законів про працю України, роботодавець зобов’язаний ознайомити працівника з умовами праці, правами та обов’язками до початку виконання обов’язків. За відсутності паперових кадрових документів підтвердити офіційне оформлення трудових відносин можна через електронні сервіси Пенсійного фонду України та Єдиний державний вебпортал електронних послуг «Дія».
Основними цифровими джерелами перевірки відомостей у Державному реєстрі застрахованих осіб є:
  • Довідки за формами ОК-5 або ОК-7, що відображають дані про страховий стаж та заробітну плату, з якої сплачено єдиний соціальний внесок;
  • Витяг про трудовий та страховий стаж (додаток 9), який підтверджує конкретні періоди роботи у кожного роботодавця;
  • Електронна трудова книжка із внесеними відомостями про прийняття на посаду та переведення.
Зазначені документи формуються в електронній формі з юридичною силою паперових аналогів через вебпортал ПФУ (із застосуванням КЕП, Дія.Підпису або BankID) чи мобільний застосунок «Дія».
У Держпраці підкреслили, що відсутність даних про працевлаштування в реєстрах свідчить про неоформлення трудових відносин або неподання роботодавцем звітності. У таких ситуаціях працівникам радять подати письмову вимогу роботодавцю на підставі ст. 49 КЗпП України, яка зобов’язує підприємство видати довідку про роботу із зазначенням посади, періоду діяльності та розміру оплати праці.